Como conseguir os melhores resultados na coletiva de imprensa

coletiva de imprensa

A coletiva de imprensa ou entrevistas coletivas são eventos organizados pelas assessorias quando há necessidade de reunir jornalistas de diversos veículos ao mesmo tempo para transmitir informações relevantes e de interesse público imediato.

Eis a questão: Coletiva de imprensa funciona?

Esse tipo de estratégia é particularmente útil para anúncios impactantes, como a fusão de grandes empresas, ou em situações emergenciais, quando muitos jornalistas procuram a organização ao mesmo tempo, como nos casos de crise, além dos acontecimentos que atraem grande audiência, como os eventos envolvendo personalidades e/ou celebridades.

Nos primórdios das assessorias de imprensa no Brasil, as coletivas tendiam a ser promovidas sem muito critério, sendo frequentes os casos em que para o simples anúncio de um novo produto ou serviço aventava-se o convite à imprensa. Nada mais equivocado, uma vez que os jornalistas buscam justamente a exclusividade.

Atualmente, com a grande oferta de informações que chegam às redações diariamente, somada à realidade de equipes cada vez mais enxutas e sobrecarregadas por múltiplas tarefas, a convocação de coletivas deve limitar-se ainda mais a casos extraordinários, onde haja assunto de real interesse. Situações mal avaliadas e a supervalorização da notícia podem tornar o evento um verdadeiro fracasso.

Como fazer a coletiva de imprensa?

Tendo a certeza de que o assunto justifica uma coletiva e atrairá, de fato, a atenção da mídia, alguns cuidados precisam ser tomados.

  • Convite à imprensa

Antes de enviar o convite, a seleção do mailing é fundamental. É preciso que a lista com o cadastro de jornalistas que interessam ao assessorado esteja atualizada e seja definida conforme a estratégia da divulgação.

Para anunciar a entrevista, o assessor produzirá um release convocação com um breve resumo do assunto e os dados básicos do encontro: data, local, horário, entrevistado. Vale informar se o local possui estacionamento e se este será pago pela assessoria.

Na semana do evento, cabe realizar um contato de reforço relembrando o jornalista e confirmando sua presença.

  • Local e infraestrutura

A coletiva de imprensa, geralmente, são realizadas em salões de hotéis ou auditórios alugados. Eventualmente a própria entidade possui um espaço em sua sede.

A definição do local deve levar em consideração não apenas uma boa localização, mas também seu tamanho e infraestrutura.

Deve haver quantidade suficiente de cadeiras para os jornalistas convocados, equipamento para amplificação de som (microfones e caixas de som), boa iluminação e temperatura agradável.

A distribuição dos jornalistas na sala deve levar em conta suas necessidades. Canais de televisão e fotógrafos, por exemplo, precisam estar posicionados em pontos que favoreçam a captação de imagens. Os de rádio, por sua vez, devem ter facilitada a captação de som, e assim por diante.

É conveniente que exista, no local, uma sala de imprensa com telefone, serviço de wifi, impressora e tomadas suficientes.

O ambiente onde será realizado a coletiva de imprensa deverá ser o mais receptivo possível.

Para isso, não esqueça de contratar um serviço de café da manhã, brunch ou almoço.

  • Definição do dia e horário

A escolha do dia deve levar em conta a existência de fatos concorrentes e os dias e horários de fechamento dos jornalistas convidados. Para isso, é importante saber o dead line de cada veículo.

As coletivas têm uma duração média de duas horas e costumam ser realizadas pela manhã ou no período da tarde (10h e 14h são os horários de preferência).

  • Organização

Na coletiva clássica, o(s) entrevistado(s) faz(em) a introdução do assunto e, logo após, os jornalistas presentes realizam as perguntas que acharem convenientes em ordem aleatória.

Em outros casos, exige-se que as perguntas sejam previamente submetidas à assessoria de imprensa. Esta prática invariavelmente causa problemas de relacionamento com a imprensa, mas é a única forma capaz de atender à demanda quando o número de jornalistas é muito elevado.

Outra possibilidade é a determinação de um limite de perguntas a cada veículo/jornalista ou a realização de sorteio para definir a ordem de perguntas.

Se considerar importante, ao final da coletiva de imprensa, entrevistas personalizadas podem ser concedidas aos veículos que assim solicitarem.

  • Preparação do porta-voz

Durante uma coletiva, o entrevistado estará exposto a diversos repórteres com os mais variados interesses. Ele deve ter pleno conhecimento e domínio da notícia a ser transmitida, mas também precisa estar preparado para responder perguntas diferentes das que foram planejadas.

Por isso, vale frisar novamente: só escolha organizar uma coletiva se realmente estiver seguro de sua necessidade e confiante da habilidade do porta-voz para evitar surpresas desagradáveis.

Um bom media training e um Q&A (perguntas e respostas) podem auxiliar, além, claro, de ser crucial ter todos os dados e informações sobre o tema da coletiva em mãos.

  • Ambientação

Se você considerar importante que a marca da empresa apareça, é interessante produzir um backdrop (painel posicionado atrás dos entrevistados) ou algum outro material com a logomarca da empresa, de forma que esta apareça em todas as fotos e filmagens.

Mas atenção! Algumas emissoras consideram como merchandising e podem até suspender a divulgação.

  • Material de apoio

Uma forma de facilitar o trabalho do jornalista e valorizar sua presença no evento é distribuir, antes da coletiva, um press-kit com informações que o auxiliem. Um breve resumo do tema da coletiva, nomes e cargos dos entrevistados e suas fotos são dados que não podem faltar.

O press-kit tradicional geralmente traz o release impresso, bloquinho, caneta e cartão do assessor de imprensa, dispostos em uma pasta com a identidade da empresa. Vale colocar materiais como folder e revista institucional, mas sem sobrecarregar o press-kit.

  • Brindes: dar ou não dar?

Cada caso é um caso. Num lançamento de um livro ou CD, por exemplo, dar um exemplar para cada jornalista soa de bom tom. Agora, na coletiva de um político, distribuir canetas, agendas, bebidas, podem gerar interpretação negativa.

O jabá sempre foi e sempre será uma polêmica no relacionamento entre assessores de imprensa e jornalistas.

Bom senso é a melhor estratégia.

  • Gestão da comunicação digital

Com toda a estrutura organizada e a lista de contatos que serão convocados para a coletiva nas mãos é hora de fazer a gestão online utilizando todas as ferramentas de uso digital para não esquecer nenhum passo ou serviço. De forma simples e prática, você pode encontrar na Plataforma Press Manager, que engloba todas as rotinas diárias dos Jornalistas, a maneira rápida de gerenciar essa rotina.

Os recursos disparador de e-mails, organizador de contatos e atividades com os clientes garantem que todas as atividades previstas no planejamentos estratégico para a empresa ou cliente sejam executadas com sucesso.

Resumo: Se você ainda tinha dúvidas sobre coletivas de imprensa: quando e como fazer? Espero que depois de ler este artigo essas dúvidas foram sanadas.

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  4. luzia Brito

    e feio numa coletiva voce levar em maos um manuscrito para te dar um norte

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