-
Organizar uma coletiva de imprensa pode ser a chave para dar visibilidade à sua marca, comunicar informações importantes ou gerenciar uma crise. Mas nem toda notícia justifica esse tipo de evento — e nem sempre a mídia comparece se ele for mal planejado.
Neste guia, você vai entender o que é uma coletiva de imprensa, quando vale a pena realizá-la e como organizar cada etapa com segurança e estratégia.
Navegue pelo conteúdo:
O que é coletiva de imprensa e qual seu objetivo
A coletiva de imprensa é um evento essencial no relacionamento entre empresas e veículos de comunicação — reconhecida inclusive por entidades como a Fenaj, organizado por empresas, instituições ou assessorias de imprensa com o objetivo de divulgar informações relevantes para a sociedade por meio dos veículos de comunicação.
Ela permite atingir diversos jornalistas simultaneamente, sendo ideal para anúncios importantes, esclarecimentos em momentos de crise ou lançamentos com grande repercussão. Ao contrário de entrevistas exclusivas, a coletiva é aberta a múltiplos veículos ao mesmo tempo.
Quando vale a pena fazer uma coletiva de imprensa?
Nem toda pauta merece uma coletiva. Em muitos casos, um release bem escrito pode ser mais eficiente. A coletiva de imprensa deve ser reservada para ocasiões realmente relevantes, como:
- Crises institucionais ou escândalos
- Fusões, aquisições ou mudanças estratégicas importantes
- Lançamentos com forte apelo público ou impacto social
- Eventos com celebridades ou figuras públicas
- Situações de grande interesse jornalístico
Evite convocar coletivas para temas simples ou promocionais. Isso pode comprometer sua relação com os jornalistas.
Como organizar e divulgar uma coletiva de imprensa?
Tendo a certeza de que o assunto justifica uma coletiva e atrairá, de fato, a atenção da mídia, alguns cuidados precisam ser tomados.
Defina o objetivo e o tema da coletiva de imprensa
Antes de tudo, tenha clareza sobre o que será anunciado e qual o impacto da mensagem. O tema precisa ser de real interesse jornalístico. Pergunte-se:
- Isso afeta um grande número de pessoas?
- É algo inédito ou com relevância pública?
- Há risco de questionamentos delicados?
A partir daí, defina o porta-voz, prepare as mensagens-chave e alinhe o conteúdo com o plano de comunicação da empresa.
Escolha o local, data e horário ideal
A coletiva de imprensa, geralmente, são realizadas em salões de hotéis ou auditórios alugados. Eventualmente a própria entidade possui um espaço em sua sede.
A definição do local deve levar em consideração não apenas uma boa localização, mas também seu tamanho e infraestrutura.
Deve haver quantidade suficiente de cadeiras para os jornalistas convocados, equipamento para amplificação de som (microfones e caixas de som), boa iluminação e temperatura agradável.
A distribuição dos jornalistas na sala deve levar em conta suas necessidades. Canais de televisão e fotógrafos, por exemplo, precisam estar posicionados em pontos que favoreçam a captação de imagens. Os de rádio, por sua vez, devem ter facilitada a captação de som, e assim por diante.
É conveniente que exista, no local, uma sala de imprensa com telefone, serviço de wifi, impressora e tomadas suficientes.
O ambiente onde será realizado a coletiva de imprensa deverá ser o mais receptivo possível.
Para isso, não esqueça de contratar um serviço de café da manhã, brunch ou almoço.
A escolha do dia deve levar em conta a existência de fatos concorrentes e os dias e horários de fechamento dos jornalistas convidados. Para isso, é importante saber o dead line de cada veículo. As coletivas têm uma duração média de duas horas.
O local precisa ser acessível, confortável e bem equipado. Em resumo:
- Fácil localização e estacionamento
- Boa iluminação e ventilação
- Equipamentos de som, microfones e internet
Melhores horários:
- Manhã (10h) ou tarde (14h)
- Evite: segundas, sextas ou datas com grandes coberturas concorrentes
Prepare o convite e o mailing dos jornalistas
Monte um mailing atualizado e segmentado com os veículos que fazem sentido para o tema. Envie um release convocação com:
- Assunto
- Data e horário
- Local (Informar se o local possui estacionamento e se este será pago pela assessoria)
- Nome do porta-voz
Na semana do evento, entre em contato para confirmar presença. Utilize plataformas de disparo de e-mails como o Press Manager para otimizar esse processo.
Como montar a estrutura da coletiva de imprensa
Equipamentos e infraestrutura necessários
Prepare o ambiente com:
- Microfones, caixas de som e projetores (se necessário)
- Cadeiras organizadas com boa visibilidade para TV, foto e rádio
- Espaço com wi-fi, tomadas, telefone e impressora
- Café da manhã ou brunch, se for o caso
Um local acolhedor influencia diretamente na percepção dos jornalistas sobre o evento.
Ambientação e identidade visual
A ambientação do espaço influencia na percepção da marca. Se for importante reforçar sua presença visual, considere usar:
- Backdrop com a logomarca posicionada atrás dos entrevistados
- Totens, banners ou elementos visuais no palco
Atenção: algumas emissoras consideram o uso excessivo da marca como merchandising e podem restringir a cobertura. Seja sutil e estratégico.
Como conduzir a coletiva de imprensa: roteiro e organização
Durante a coletiva, é essencial manter uma dinâmica organizada para garantir clareza e profissionalismo. Veja as principais formas de estruturar a interação com os jornalistas:
- Coletiva clássica: o porta-voz inicia com uma apresentação breve do tema, seguida por perguntas abertas dos jornalistas, em ordem aleatória.
- Perguntas enviadas previamente: em casos com muitos jornalistas, pode-se solicitar o envio prévio das perguntas. Atenção: essa prática costuma gerar resistência da imprensa, pois limita a espontaneidade.
- Limite de perguntas por veículo: uma alternativa é permitir um número fixo de perguntas por jornalista.
- Sorteio para definir a ordem das perguntas: útil quando há muitos veículos presentes, especialmente em eventos políticos ou institucionais.
- Entrevistas individuais após a coletiva: para veículos que solicitarem, é possível agendar entrevistas personalizadas ao final do evento. Isso fortalece o relacionamento com a imprensa e permite abordagens mais específicas.
Dica extra: Tenha alguém da equipe responsável por mediar as perguntas e controlar o tempo de fala, garantindo fluidez e respeito ao cronograma.
Porta-voz: como preparar com media training
Durante a coletiva de imprensa, o porta-voz estará diante de diversos jornalistas com interesses e abordagens diferentes. Ele precisa:
- Ter domínio total sobre o tema da coletiva
- Estar preparado para responder perguntas inesperadas
- Controlar o tempo de fala e manter uma comunicação clara
Media training é indispensável. Esse treinamento ajuda o porta-voz a lidar com a imprensa com segurança, evitando declarações mal interpretadas.
Além disso, recomenda-se:
- Criar um Q&A (perguntas e respostas previstas)
- Treinar simulações de perguntas difíceis
- Reunir todos os dados e documentos relevantes com antecedência
Dica: só organize uma coletiva se tiver confiança total na habilidade do porta-voz. Surpresas e despreparo podem gerar crises de imagem.
O que incluir e como entregar o press kit
Oferecer um press kit ajuda a imprensa a cobrir o evento com mais precisão. Monte o material com:
- Release impresso ou digital com resumo do tema
- Nome, cargo e foto do(s) porta-voz(es)
- Cartão de contato do assessor
- Pasta personalizada com identidade da empresa
Materiais adicionais como folder, revista institucional, bloquinho e caneta são bem-vindos, mas evite exageros — o foco deve estar na informação.
Brindes: quando usar e o que evitar
Brindes são sempre um tema polêmico. Eles podem valorizar o evento — ou prejudicar sua credibilidade.
Quando faz sentido dar brindes:
- Lançamento de produto, livro ou álbum (oferecer um exemplar)
- Eventos de marca com forte apelo promocional
Evite brindes em:
- Coletivas políticas ou institucionais
- Temas sensíveis ou com risco de interpretação errada
Bom senso é a melhor estratégia. Ofereça algo útil e condizente com o momento.
Checklist para uma coletiva de imprensa eficiente
- Tema relevante e porta-voz preparado
- Mailing atualizado e release enviado
- Local acessível e bem estruturado
- Equipamentos e ambientação definidos
- Press kit e coffee preparados
- Media training realizado
- Estratégia digital de reforço ativada
Gestão digital da coletiva de imprensa
Com toda a estrutura organizada e a lista de contatos que serão convocados para a coletiva nas mãos é hora de fazer a gestão online utilizando todas as ferramentas de uso digital para não esquecer nenhum passo ou serviço. De forma simples e prática, você pode encontrar na Plataforma Press Manager, que engloba as rotinas diárias dos assessores de imprensa, a maneira rápida de gerenciar essa rotina.
Plataformas como o Press Manager ajudam assessores de imprensa a automatizar rotinas, como:
- Registro do planejamento estratégico de comunicação
- Disparo de e-mails e convites para jornalistas
- Organização do mailing de imprensa
- Acompanhamento das atividades e respostas dos veículos
A Press Manager é pioneira no Brasil em sistemas de gestão para assessorias de imprensa e profissionais de comunicação.
Há mais de uma década, conectamos assessores e jornalistas por meio de uma plataforma completa — com mailing segmentado, disparo de releases, agenda de contatos, monitoramento e muito mais.
Quer transformar sua gestão de comunicação?
Entre em contato e descubra como a Press Manager pode ajudar você a compartilhar histórias com mais impacto.
