ADEQUAÇÃO À LEGISLAÇÃO DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO E DADOS

INTRODUÇÃO

A Press Manager é a primeira empresa do mercado a disponibilizar uma plataforma completa e integrada para agências e departamentos de comunicação – com interação em tempo real – para facilitar o relacionamento com jornalistas, prestando serviços, atualmente, para mais de 2 mil agências de comunicação.

Em nossa trajetória empresarial, da qual muito nos orgulhamos, levamos a privacidade bastante a sério, encarando a proteção de dados pessoais como uma bandeira a ser hasteada.

Sabemos o quanto o mundo hiperconectado de hoje potencializa o fluxo de informações, e, justamente por essa razão, nossos esforços de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais vão muito além de um projeto de conformidade legal para fins exclusivamente regulatórios, mas constituem um verdadeiro valor incorporado em todas as camadas de nossa atuação.

Assim, com o objetivo de comunicarmos, com transparência, nossas atividades e nosso compromisso com os direitos dos titulares de dados pessoais, relatamos abaixo, em formato de Q&A, algumas informações que entendemos relevantes para contar a história de como encaramos o processo de conformidade com a LGPD e reforçar a defesa dos valores e funções éticas que propagamos.

O QUE É A LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Federal n. 13.709/2018), também conhecida como LGPD, é o marco regulatório nacional que atende a necessidade de se traçarem certas diretrizes à utilização justa e leal de dados pessoais por parte de empresas e, também, do Poder Público.

A LGPD aplica-se a qualquer entidade que realiza a coleta, acesso, armazenamento, transferência ou qualquer outra atividade de tratamento de dados pessoais.

Para melhor compreensão do tema, o conceito de dados pessoais remete a qualquer informação que possa levar à identificação (direta ou indireta) de uma pessoa física (referida na lei como “titular de dados pessoais”), e abrange desde dados cadastrais – como nome, CPF, endereço, e-mail e telefone -, até informações mais refinadas como dados de geolocalização, hábitos de compra e identificadores eletrônicos – incluindo endereços de IP e device IDs.

A LGPD foi construída sobre 4 pilares fundamentais: princípios, bases legais, direitos dos titulares e governança.

Ao longo deste documento, demonstraremos como o nosso modelo de negócio e serviços disponibilizados nas plataformas Press Manager para PR & Comunicação e Press Manager para Jornalistas estão em plena conformidade com os ditames desta Lei.

COMO A LGPD IMPACTA NOSSOS NEGÓCIOS?

Partindo-se do entendimento de que dados pessoais são todas aquelas informações relacionadas a uma pessoa física, identificada ou identificável, podemos facilmente concluir que praticamente todos os setores da economia se sujeitam à LGPD, já que o fornecimento de bens ou serviços normalmente pressupõe o uso de dados pessoais.

Do mais simples comércio ao maior conglomerado empresarial, praticamente todas as atividades que tenham finalidade econômica acabam se alimentando diretamente de dados de pessoas, sejam estes de clientes, colaboradores ou terceiros.

Especificamente no caso do nosso modelo de negócio, o que fazemos, em resumo, consiste na disponibilização de uma plataforma completa e integrada para agências e departamentos de comunicação, com interação em tempo real, facilitando o relacionamento entre assessorias de imprensa e jornalistas.

Nossa plataforma possui duas interfaces, quais sejam:

Press Manager para PR & Comunicação Voltada para nossos clientes (Assessorias de Imprensa, Agências de Comunicação, Empresas Públicas e Privadas), serve de ferramenta de gestão facilitada, pois contém mailing assertivo e higienizado, atualizado em tempo real, que potencializa o relacionamento com os jornalistas.
Press Manager para Jornalistas Direcionada aos jornalistas, visa conferir maior agilidade no relacionamento e comunicação com as assessorias de imprensa, potencializando o acesso a releases de editorias de seu interesse.

Assim, fica claro que, no curso de nossas atividades, precisamos necessariamente realizar operações de tratamento de dados pessoais, o que nos exige, portanto, responsabilidade e atenção à legislação e melhores práticas existentes no mercado.

COMO VIABILIZAMOS A CONFORMIDADE LEGAL?

Como já mencionado acima, a LGPD se baseia em 4 premissas fundamentais: princípios, bases legais, direitos dos titulares e governança.

  • Princípios:

A LGPD lista, em seu artigo 6º, uma série de princípios que devem reger as atividades de tratamento de dados pessoais, diretrizes essas que são rigorosamente observadas em nossa atuação. Podemos destacar os seguintes pontos:

  • Princípios da finalidade, da adequação e da necessidade: em nossas atividades, limitamos o tratamento ao mínimo necessário ao alcance das finalidades propostas por nossos serviços, utilizando, para tanto, apenas dados pertinentes, proporcionais e não excessivos.
  • Princípio da qualidade dos dados: garantimos aos titulares que os dados utilizados em nossas atividades atendem rigorosamente aspectos de exatidão, clareza, relevância e atualização. Justamente por isso, um de nossos diferenciais de mercado foi a criação da da página “Solicitações sobre os seus dados pessoais”, plataforma que permite ao próprio usuário, de forma direta e imediata, preencher, alterar e retificar os dados mantidos sobre ele em nossa base.
  • Princípios da transparência e do livre acesso: toda a nossa comunicação institucional é concebida para que o titular esteja plenamente informado acerca do modo como fazemos o tratamento de seus dados. Além disso, nossos Termos de Uso, Avisos de Privacidade e Políticas de Privacidade, entre outros documentos, foram elaborados de forma simples, clara e objetiva, com o intuito de trazer o maior número de informações possíveis, não somente sobre nossa atuação enquanto empresa, mas também sobre os direitos e garantias que o titular possui. Nesse sentido, inclusive, disponibilizamos em nosso sítio eletrônico, além dos documentos acima descritos, uma área dedicada à LGPD, na qual podem ser encontrados esclarecimentos (FAQs) sobre as principais dúvidas de nossos clientes e jornalistas em matéria de privacidade e proteção de dados pessoais.
  • Princípios da não discriminação: tomamos as devidas cautelas para que nossas plataformas não sejam utilizadas de modo a permitir qualquer discriminação ilícita ou abusiva dos titulares. Nesse sentido, por exemplo, asseguramos que não haja coleta ou tratamento de dados sensíveis em nossas plataformas, os quais poderiam revelar camada de intimidade adicional dos titulares e, assim, resultar em abusos.
  • Princípios da segurança e da prevenção: no curso de nossas atividades, implementamos todas as medidas de segurança que estão ao nosso alcance, atuando de forma preventiva para que os dados pessoais estejam protegidos de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão. No mesmo sentido, foi criada internamente uma Política de Segurança da Informação e Privacidade destinada a orientar nosso time no atendimento a parâmetros robustos de segurança e proteção de dados pessoais.
  • Princípio da responsabilização e prestação de contas: com a maturidade e evolução de nosso processo de adequação, reunimos uma larga quantidade de evidências documentais das medidas que vêm sendo tomadas para a conformidade com a LGPD, atuando de forma proativa para que todos os preceitos legais sejam devidamente observados e seguidos dentro da companhia.
  • Bases legais:

Nossos serviços, operacionalizados por meio das plataformas Press Manager para PR & Comunicação e Press Manager para Jornalistas, encontram fundamento legal no artigo 7º da LGPD. Significa dizer que nossas operações de tratamento de dados pessoais são autorizadas pela LGPD.

Além disso, viabilizamos o acesso total a informações a esses titulares, via Termos de Uso e Política de Privacidade, para que compreendam todo o fluxo de utilização de seus dados e exerçam plenamente seus direitos, possibilitando o opt-out de nossos serviços, de forma granular, ou seja, por meio da seleção ativa de dados a serem fornecidos e de clientes que podem consumir tais informações, modulando, assim, os recursos e serviços ofertados em nossas plataformas.

  • Direitos dos titulares:

Nos orgulhamos de ser uma empresa que respeita os titulares de dados pessoais e, portanto, garante que eles possam vir a exercer a autogestão e o controle do fluxo informacional que lhes diga respeito. Por isso, garantimos que todos os direitos legalmente previstos, em especial aqueles contidos no artigo 18 da LGPD, possam ser plenamente exercidos por seus titulares, respeitados os limites aplicáveis, como a preservação de nossos segredos de negócio ou a existência de obrigações legais que dependam dos dados tratados. Para tanto, nossa Política de Privacidade, facilmente acessível em nossos canais e construída em linguagem simples, clara e objetiva, explica quais são os direitos que o titular pode pleitear e de que forma viabilizamos seu atendimento.

  • Governança:

Também como parte de nossos esforços de adequação, foram estabelecidos, internamente, direcionamentos em termos de boas práticas e o desenho de uma estrutura de governança capaz de assegurar o bom endereçamento de assuntos de proteção de dados pessoais.

Assim, além da continuidade de aplicação de exigentes requisitos técnicos de segurança aos dados tratados, reformulamos nossas Políticas de Privacidade e Termos de Uso, bem como revisamos o layout e a interface de nossas plataformas de maneira a tornar a navegação mais amigável, clara e transparente.

Para garantir parâmetros adequados e reforço de boas práticas no fluxo de dados pessoais utilizados em nossas atividades, além de revisar as cláusulas contratuais que regem nossos acertos com clientes, elaboramos guia de boas práticas destinado a agências, como forma de apresentar orientações para o uso adequado de nossa plataforma e tecer recomendações para cultivar uma relação saudável com os profissionais de imprensa (titulares de dados pessoais).

Adicionalmente, também atualizamos normas e procedimentos internos que garantem a segurança da informação, de forma a assegurar que nossos processos e políticas internas estejam em ordem com a LGPD.

Ademais, nomeamos internamente um responsável pelo tema, para atuar como nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais e, assim, manter viva a cultura de proteção de dados pessoais, conduzir solicitações e trâmites relacionados e dar a devida resposta a autoridades e titulares de dados.

Por fim, programamos ações de treinamentos e conscientização de nosso time para reforçar a importância do tema e assegurar o constante avanço de maturidade do nosso programa de governança.

CONCLUSÃO

Em resumo, nós da Press Manager encaramos a privacidade e proteção de dados pessoais como verdadeiros valores a serem observados em todos os passos de nossa atividade empresarial. Nesse sentido, o quadro resumo abaixo compila nossas ações de conformidade em cada um dos pilares instituídos pela Lei Geral de Proteção de Dados:

QUADRO RESUMO

  
Princípios Observância e ações concretas para atender todos os princípios contidos no artigo 6º da LGPD: finalidade, adequação, necessidade, qualidade, transparência, livre acesso, segurança, prevenção, não discriminação, responsabilização e prestação de contas.
Bases Legais Enquadramento das atividades de tratamento de dados pessoais nas bases legais da LGPD (artigo 7º, LGPD).
Direitos dos Titulares Os direitos elencados no artigo 18 da LGPD são devidamente informados aos titulares em nossa Política de Privacidade e operacionalmente viabilizados através de nossas ferramentas.
Governança Adoção de padrões técnicos de segurança, realização de treinamentos e ações de conscientização, revisão de contratos, termos e políticas, elaboração de guia de boas práticas, disponibilização de conteúdo informativo e nomeação de Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais, tudo em conformidade com o artigo 50 da LGPD.

CANAIS DE CONTATO

Em caso de dúvidas e necessidade de maiores informações, entre em contato com o nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais por meio do endereço de e-mail abaixo: dpo@pressmanager.com.br