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No cenário altamente competitivo da comunicação corporativa e institucional, conquistar espaço na mídia é essencial para a visibilidade e credibilidade de uma organização.
É aqui que entra uma das ferramentas mais valiosas ao dispor de assessores de imprensa: o “follow-up” ou acompanhamento de pautas.
Se você já se perguntou como as histórias de empresas, instituições ou eventos aparecem nas manchetes dos principais veículos de comunicação, o follow-up desempenha um papel central nesse processo.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é o follow-up em assessorias de imprensa e, mais importante ainda, por que ele é uma pedra angular para o sucesso das estratégias de comunicação.
Vamos descobrir como essa prática pode transformar a maneira como sua organização interage com a mídia, aumentando suas chances de conseguir a cobertura que merece.
Portanto, prepare-se para uma imersão no mundo do follow-up em assessoria de imprensa e descubra como ele pode ser uma ferramenta poderosa para alcançar seus objetivos de comunicação.
O que é follow up em assessoria de imprensa?
No complexo mundo da comunicação, onde a informação flui rapidamente e a atenção dos jornalistas é disputada por inúmeras fontes, o “follow-up” em assessoria de imprensa se revela como uma técnica essencial para alcançar os resultados desejados. Mas o que exatamente é o follow-up?
O follow-up é uma prática que se traduz em um acompanhamento proativo das histórias e informações que uma organização envia para a mídia.
Em outras palavras, após o envio de comunicados de imprensa, pautas ou materiais informativos para jornalistas, o follow-up implica em uma ação subsequente, na qual os assessores de imprensa fazem contato com os destinatários, como jornalistas, editores ou produtores, para verificar o status das informações enviadas.
Isso pode incluir o envio de e-mails de acompanhamento, ligações telefônicas ou até mesmo mensagens diretas em redes sociais, dependendo da preferência e disponibilidade do contato na mídia.
O objetivo principal do follow-up é duplo: chamar a atenção do jornalista para a história que está sendo proposta e fornecer suporte adicional para garantir que todas as dúvidas sejam esclarecidas.
Em essência, o follow-up é a ponte entre a divulgação inicial de informações e a possível cobertura pela mídia.
Ele serve como um lembrete amigável aos jornalistas ocupados, que muitas vezes recebem um fluxo constante de notícias e informações, de que uma história específica está disponível e que a equipe de assessoria de imprensa está à disposição para fornecer qualquer detalhe adicional necessário.
Por que o follow up é importante?
O follow-up em assessoria de imprensa é uma estratégia crucial que desempenha um papel fundamental no sucesso das iniciativas de comunicação das organizações. Vamos explorar as razões pelas quais o follow-up é tão importante:
1. Garante visibilidade
Em um ambiente midiático saturado, jornalistas e redações são constantemente bombardeados com informações de todas as partes. Muitas vezes, suas caixas de entrada de e-mail estão abarrotadas de comunicados de imprensa e press releases.
O follow-up é a maneira de se destacar nesse mar de informações. Ao fazer um acompanhamento ativo, você aumenta as chances de que sua história seja notada entre todas as outras.
2. Esclarece dúvidas e fornece detalhes adicionais
Nem todas as informações podem ser incluídas em um comunicado de imprensa ou release. Jornalistas podem ter perguntas adicionais ou precisar de detalhes específicos para escrever uma matéria completa e precisa.
O follow-up oferece a oportunidade de fornecer essas informações adicionais e esclarecer quaisquer dúvidas que os jornalistas possam ter. Isso torna o trabalho deles mais fácil e aumenta a probabilidade de que a história seja bem-sucedida.
3. Fortalece relacionamentos com a mídia
O follow-up não é apenas sobre “empurrar” uma história para a mídia; é também uma oportunidade para construir e fortalecer relacionamentos com jornalistas, editores e produtores.
Mostra que sua organização valoriza a parceria com a mídia e está disposta a colaborar para o benefício de ambas as partes. Esses relacionamentos podem ser inestimáveis no longo prazo, pois podem resultar em cobertura mais frequente e em parcerias duradouras.
4. Personaliza a abordagem
Cada jornalista tem suas preferências e interesses individuais. O follow-up permite que você personalize sua abordagem com base nas necessidades específicas de cada contato na mídia. Isso demonstra que você respeita o trabalho deles e está disposto a adaptar seu pitch para atender às suas expectativas.
5. Maximiza as oportunidades
Nem todas as histórias são escolhidas imediatamente pelos veículos de comunicação. O follow-up ajuda a manter sua história na mente dos jornalistas e aumenta as chances de que eles a considerem em uma data posterior. Isso é particularmente valioso para histórias com prazos mais longos ou que requerem análise cuidadosa.
3 dicas para um Follow-up eficiente
Agora que entendemos a importância do follow-up em assessoria de imprensa, é essencial conhecer algumas dicas práticas para executá-lo de forma eficiente. Aqui estão três dicas-chave:
1. Timing adequado
O timing é crucial quando se trata de follow-up. Você deve encontrar o equilíbrio certo entre dar aos jornalistas tempo suficiente para revisar as informações e não esperar tanto a ponto de a história ser esquecida.
Geralmente, o follow-up é realizado de dois a três dias após o envio das informações iniciais. No entanto, vale a pena considerar fatores como o ciclo de notícias e os prazos de publicação dos veículos de comunicação, pois eles podem variar.
2. Abordagem respeitosa
Ao fazer o follow-up, lembre-se de que os jornalistas têm agendas lotadas e prazos apertados. Sua abordagem deve ser profissional, cortês e respeitosa. Evite ser insistente ou irritante.
Comece sua mensagem de follow-up com uma saudação amigável, mencione o comunicado de imprensa ou a história em questão e pergunte se o jornalista teve a chance de revisar. Esteja preparado para fornecer informações adicionais ou esclarecer dúvidas, mas sempre mantenha a etiqueta profissional em mente.
3. Acompanhamento consistente
Manter um registro organizado de todas as interações de follow-up é fundamental. Isso ajuda a garantir que nenhum contato seja esquecido e permite que você ajuste sua estratégia com base nas respostas ou no feedback recebido.
Use ferramentas de gerenciamento de relacionamento com a mídia (CRM) ou planilhas para rastrear datas, contatos e resultados. Além disso, siga uma abordagem consistente ao longo do processo de follow-up, para que sua mensagem seja clara e coerente em todas as interações.
Conheça a Press Manager e o recurso que oferecemos para a gestão de follow up.
Conclusão
O follow-up desempenha um papel vital nas estratégias de assessoria de imprensa, ajudando a garantir que suas histórias sejam notadas e cobertas pela mídia.
Ele não apenas fortalece os relacionamentos com os jornalistas, mas também contribui para o sucesso de sua organização na divulgação de informações importantes.
Portanto, não subestime o poder do follow-up em suas atividades de assessoria de imprensa.
