-
É melhor mandar o release logo no começo do email ou escrever um breve texto antes para resumir o que tem no release? Se sim, o que escrever para surtir o efeito esperado? Qual sua opinião?
Fala-se muito em como escrever um release, sobre ferramentas de disparo e que mailing usar, mas pouco se fala sobre o como enviá-lo. Sim, isso mesmo. Cada assessor envia de uma maneira e raramente se percebe que é essa forma de envio que pode fazer a grande diferença e poupar horas de follow up.
Vivemos na era da personalização. Os serviços que mais tem feito sucesso no mercado são personalizados. Tornou-se meio que “natural” valorizarmos mais aquilo que parece ter sido feito para nós, concorda? Pois bem, com os emails que recebemos também é assim.
Assessores enviam releases para jornalistas. E jornalistas, igual nós, igual você, gostam de se sentirem exclusivas e receber aquele email parece ter sido escrito especialmente para elas. Porém, sabemos que no dia a dia de assessores de imprensa, hoje em dia, é inviável enviar manualmente releases para cada jornalista do mailing.
Mas e aí? Como personalizar o envio de releases por email quando o fazemos via ferramentas de disparo? É simples: façam bom uso daquele espaço para colocar um texto introdutório que fica no corpo do email antes do release. Aqui na Press Manager, por exemplo, ele é bem evidente no processo de envio, bem difícil de esquecê-lo e ainda tem um macete para personalizar até o nome do jornalista (sem sobrenome, por favor!).
Estrutura ideal de um texto introdutório no release
Um texto introdutório eficaz segue três partes. Primeiro, uma saudação direta com o primeiro nome do jornalista, sem sobrenome, o que aproxima o tom sem soar excessivamente informal. Depois, uma frase que conecta a pauta à linha editorial do veículo, mostrando que o envio não é genérico nem disparado em massa sem critério.
Por fim, uma chamada breve para o conteúdo do release, sem repetir o que já está no corpo do e-mail logo abaixo. Esse formato mantém o texto curto, entre três e quatro linhas, respeitando a rotina de leitura rápida do jornalista, que costuma decidir em segundos se vale a pena continuar lendo.
Exemplo prático de texto introdutório no release
Um modelo de referência: “Olá, Marina, tudo bem? Vi que sua editoria tem coberto bastante o tema de sustentabilidade corporativa nas últimas semanas. Trago uma pauta sobre uma iniciativa recente da [empresa] que pode complementar essa cobertura. Segue o release com mais detalhes.”
Note que o texto evita intimidades desnecessárias, menciona um contexto real da cobertura do jornalista e direciona rapidamente para o release, sem enrolação. Esse tipo de personalização, aplicado em escala através de uma ferramenta de disparo, mantém o volume de envios sem perder o tom individual.
Personalização em escala com ferramentas de disparo
Manter esse padrão de personalização manualmente é inviável para assessorias com mailing grande. Ferramentas de disparo permitem inserir variáveis como nome do jornalista e veículo automaticamente, preservando a sensação de exclusividade mesmo em envios simultâneos para centenas de contatos.
Além da variável de nome, vale revisar sempre o assunto do e-mail antes de enviar, removendo prefixos como “Fwd” que denunciam encaminhamento e comprometem a percepção de personalização. Fotos também devem ficar no corpo do e-mail, com link para download em alta resolução, evitando anexos pesados que acionam filtros de spam.
O que escrever no texto introdutório no release?
Pense conosco. Você tem dois emails na sua caixa de entrada. Um com um texto introdutório parecido com “Olá, fulano, tudo bem? Tenho uma sugestão de pauta assim e assada que segue a linha editorial do seu veículo. É sobre tal e tal coisa”. E outro sem nada antes, vai diretão para o título do release, conteúdo e fim. Qual você acha que abriria primeiro? É disso que estamos falando. Escrever um textinho curto antes do release pode fazer toda a diferença no retorno dos seus envios.
Mas, por favor, é importante ter muito cuidado com o que se coloca nesse texto. Precisa parecer feito sob medida para cada jornalista, mas sem dar “bola fora”.
A dica é evitar intimidades que podem ser adequadas para aqueles com quem temos mais contato, mas que podem parecer indelicadas para aqueles que mal conhecemos.
Mais dicas!
Já que estamos falando em como mandar um release por email, vamos aqui aproveitar para dar umas dicas extras. Quando não for usar ferramenta de disparo – o que é comum para dar aquela reforçada no email, evite enviar o release anexo, envie no corpo do email. Não é todo mundo que tem tempo para abrir anexo para ler, tem que bater o olho e já saber se interessa. Deixe o anexo, caso necessário, para quando já tiver fechado a pauta e for encaminhar informações adicionais.
Aliás, as fotos também devem ser inseridas no corpo do email, inclusive com link para download. Outra dica matadora é uma coisinha que pode parecer simples, mas também é um detalhe importante: nada de encaminhar um email já escrito sem tirar aquele “Fwd” do assunto do email. Ele deixa muito evidente que você encaminhou e seu plano de personalizar vai por água abaixo. A dica é: realmente personalize seu trabalho!
E, para fechar, vale procurar tecnologias que consigam concentrar todas essas funcionalidades em um único lugar. Não somos perfeitos, mas de tanto ouvir as necessidades de assessores e jornalistas, nos esforçamos para atender todas as demandas, inclusive nos detalhes para envio de releases acompanhados de textos introdutórios. Dá uma olhadinha na plataforma da Press Manager. Quem sabe conseguimos te ajudar em mais este desafio?
Perguntas Frequentes (FAQ)
Texto introdutório funciona em envios automatizados?
Sim. Ferramentas de disparo de release permitem inserir variáveis como nome do jornalista e veículo, mantendo a personalização mesmo em envios em massa para todo o mailing.
É preciso mudar o texto introdutório para cada jornalista?
O ideal é adaptar ao menos a conexão com a editoria de cada contato. Um texto genérico repetido para toda a lista perde o efeito de personalização e reduz a taxa de resposta.
Qual o tamanho ideal do texto introdutório?
Entre três e quatro linhas. Textos mais longos competem com o próprio release pela atenção do jornalista e aumentam o risco de a mensagem não ser lida até o fim.
