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Se você é responsável por preparar porta-voz para interagir com a imprensa, sabe que o sucesso de uma entrevista vai muito além de simplesmente saber o que dizer.
A forma como as informações são transmitidas pode ser tão importante quanto o conteúdo em si. É fundamental que o porta-voz não apenas tenha conhecimento sobre o assunto, mas também saiba como se comunicar de forma clara, assertiva e empática.
A postura, o tom de voz, as expressões faciais e até o modo de lidar com perguntas difíceis podem influenciar diretamente a percepção do público e dos jornalistas.
Além disso, o timing também desempenha um papel crucial. Saber quando falar, como manter o controle da entrevista e como evitar desviar-se dos pontos principais é importante para garantir que a mensagem seja transmitida de forma eficaz.
Neste conteúdo, vamos explorar estratégias atuais para preparar um porta-voz, com base em técnicas de media training e insights de especialistas da área.
1. Entenda o objetivo da entrevista
Antes de qualquer coisa, é fundamental compreender qual é o propósito da entrevista. Está relacionada a um lançamento de produto? É uma resposta a uma crise? Ou visa reforçar a imagem institucional da empresa?
Definir o objetivo ajuda a alinhar as mensagens e a postura do porta-voz.
2. Media Training: a preparação técnica
O media training é importante para capacitar o porta-voz a lidar com a imprensa de forma eficaz. Isso inclui:
Simulações de entrevistas:
Simulações de entrevistas ajudam a recriar cenários reais, preparando o porta-voz para responder de forma assertiva e controlar sua postura. Isso proporciona um ambiente controlado onde ele pode cometer erros e aprender com eles, aumentando sua confiança para situações reais.
Reproduzir diferentes tipos de jornalistas permite que o porta-voz se familiarize com variados estilos de questionamento. Esse treinamento prepara o porta-voz para se ajustar, redirecionar a conversa e manter o foco nas mensagens-chave.
Controle emocional:
Treinar o porta-voz para controlar suas emoções é fundamental em situações desafiadoras. Técnicas como respiração controlada e mindfulness ajudam a reduzir o estresse e a melhorar a concentração durante a entrevista.
Além disso, é importante que o porta-voz aprenda a gerenciar seus gatilhos emocionais, respondendo de forma ponderada e estratégica, o que preserva a credibilidade e a imagem da empresa
Postura e linguagem corporal:
Uma postura ereta e o contato visual ajudam a projetar confiança e credibilidade. Gestos devem ser usados com moderação, para não distrair ou passar insegurança durante a conversa.
A expressão facial também desempenha um papel crucial, pois o porta-voz deve manter uma atitude neutra ou amigável, mesmo em situações difíceis, para não prejudicar a percepção pública de sua mensagem.
3. Elaboração de mensagens-chave
Ajude o porta-voz a definir de 3 a 5 mensagens principais que ele deseja comunicar. Essas mensagens devem ser claras, objetivas e alinhadas com os interesses e preocupações do público-alvo.
Utilize frases de impacto, dados surpreendentes ou informações que deixem uma impressão duradoura.
4. Preparação para perguntas difíceis
Antecipe possíveis perguntas desafiadoras e prepare respostas estratégicas utilizando técnicas como:
- Bridge (ponte): Reconhecer a pergunta e redirecionar para sua mensagem-chave.
- Flag (bandeira): Destacar um ponto positivo antes de responder.
- Parafrasear: Reformular a pergunta para ganhar tempo e clareza.
5.Controle do tempo e foco
Durante a entrevista, é necessário manter o foco nas mensagens-chave e controlar o tempo de fala. Respostas longas podem diluir a mensagem principal. Se necessário, faça pausas para organizar o pensamento antes de responder.
6. Feedback contínuo
Após cada entrevista, forneça feedback construtivo ao porta-voz. Isso ajuda a identificar pontos fortes e áreas de melhoria, aprimorando o desempenho em futuras interações com a imprensa.
Conclusão
Preparar um porta-voz para entrevistas na imprensa é um processo estratégico que exige mais do que apenas boas intenções.
Envolve o domínio de técnicas de comunicação, o conhecimento aprofundado sobre o setor do cliente e, claro, a prática constante para garantir que o porta-voz se sinta seguro e confiante durante a conversa.
Com as etapas e dicas apresentadas ao longo deste conteúdo, você estará mais preparado para guiar seu cliente de maneira estruturada e eficaz nesse processo.
Se você busca aprimorar a relação do seu cliente com jornalistas e veículos de comunicação, tornando suas mensagens mais assertivas e eficazes, a Press Manager pode ser uma parceira estratégica nesse processo.
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- Bridge (ponte): Reconhecer a pergunta e redirecionar para sua mensagem-chave.