Press kit: tudo o que você precisa saber para criar e usar com sucesso

Historicamente, os press kits são produzidos pela assessoria de imprensa com o objetivo de fornecer aos jornalistas informações essenciais para facilitar a cobertura de eventos e entrevistas coletivas.

Eles funcionam como uma ferramenta de apoio, organizando materiais que agilizam a produção de conteúdo, desde a divulgação de novos produtos até o lançamento de grandes campanhas.

Esses kits, inicialmente usados apenas para jornalistas, evoluíram e agora atendem a um público mais amplo, incluindo influenciadores, patrocinadores, clientes e até o público interno.

Além disso, eles deixaram de ser simples pacotes de informações e se tornaram uma poderosa ferramenta de marketing e branding, ampliando as fronteiras da comunicação corporativa.

Neste blogpost, vamos explorar o que é um press kit, como produzir um eficaz, e quais cuidados tomar ao enviá-lo.

Também abordaremos exemplos práticos, dicas valiosas para garantir o sucesso da sua ação de comunicação e como otimizar o envio com ferramentas digitais, garantindo que o impacto da sua campanha seja medido e ampliado.

O que é um press kit e qual sua importância?

Um press kit, também conhecido como kit de imprensa ou kit de mídia, é um pacote de materiais informativos e promocionais preparados para divulgar uma empresa, produto, evento ou notícia para a mídia de forma eficaz e estratégica.

Ele reúne diversos tipos de conteúdo, como press releases, informações institucionais, imagens de alta qualidade, vídeos e outros materiais que ajudam a promover e explicar o que está sendo divulgado.

Esse kit não é apenas um recurso valioso para jornalistas, mas também para influenciadores, patrocinadores, investidores e até o público interno. Ele fornece informações detalhadas e organizadas de forma clara, facilitando a criação de conteúdos e a cobertura da informação.

Além disso, o press kit ajuda a fortalecer a imagem da marca e garante que a mensagem chegue de forma coerente e consistente para todos os públicos.

Se bem elaborado, o press kit pode ser um diferencial importante nas campanhas de marketing, atuando como um elemento-chave de comunicação, que torna o processo de divulgação mais eficiente e impactante.

Como criar um press kit: passo a passo

O press kit tradicional geralmente inclui o release impresso, bloquinho, caneta e cartão de visitas do assessor, todos organizados em uma pasta personalizada com a logomarca da empresa ou o tema da divulgação.

No entanto, ele pode conter outros elementos, como CDs com fotos, publicações institucionais, portfólios, folhetos, relatórios, discursos, DVDs, entre outros. A seleção dos materiais vai depender do objetivo da ação e do tipo de divulgação desejada.

1. Defina seus objetivos e identifique seu público-alvo

• Objetivo: Qual é o propósito principal do seu press kit? Você deseja lançar um produto, divulgar um evento ou promover a imagem da sua empresa? Definir o objetivo claramente é essencial para garantir que todos os materiais do kit estejam alinhados e direcionados para a mensagem que você quer transmitir.
  
• Público-alvo: Quem você deseja atingir com esse material? Jornalistas, influenciadores, investidores ou clientes? Entender o público-alvo é fundamental para personalizar o conteúdo e torná-lo mais relevante, aumentando as chances de engajamento e sucesso da ação de comunicação.

2. Escolha os conteúdos essenciais para o press kit

• Release: Um texto informativo e conciso que apresenta as novidades que você deseja divulgar, como o lançamento de um produto, a realização de um evento ou outras atualizações importantes. O release deve ser direto ao ponto, contendo todas as informações essenciais de forma clara e objetiva (exemplos de releases podem ser usados como referência).
  
• Informações da Empresa: Inclua um resumo sobre a empresa, como seu histórico, missão, valores e dados relevantes que ajudem a contextualizar a organização e a criar uma narrativa sólida sobre sua atuação e propósito no mercado.
  
• Fotos e Vídeos: Adicione materiais visuais de alta qualidade, como imagens de produtos, eventos ou a equipe da empresa. Esses elementos são essenciais para tornar o press kit mais atrativo e facilitar a cobertura visual das suas novidades pela mídia.
  
• Depoimentos: Inclua declarações de clientes satisfeitos ou especialistas do setor que possam agregar credibilidade à sua mensagem e reforçar os pontos positivos da sua empresa ou produto.
  
• Amostras: Se estiver divulgando um produto físico, considere incluir amostras (caso seja viável), permitindo que os jornalistas ou influenciadores possam experimentar e divulgar o produto de maneira mais autêntica.
  
• Brindes: Itens como canetas, blocos de notas, pen drives personalizados (opcionais) podem ser adicionados para tornar o press kit mais memorável e engajador, deixando uma impressão positiva e duradoura nos destinatários.

3. A importância do design e da apresentação no press kit

• Pasta: Deve ser personalizada com a logomarca da empresa ou com o tema da divulgação, criando uma identidade visual que seja imediatamente reconhecível e profissional. A pasta é o primeiro contato visual do destinatário com o press kit, por isso é importante que ela reflita a essência da marca e da ação promovida.
  
• Layout: O design deve ser atraente, mas também organizado e de fácil leitura. Certifique-se de que o layout seja limpo, com espaços adequados e hierarquia visual clara, para que as informações possam ser consumidas rapidamente, sem causar confusão.
  
• Formato: Além da versão física, considere a distribuição digital, como um arquivo PDF. Isso amplia o alcance do press kit, permitindo que ele seja compartilhado facilmente por e-mail ou outras plataformas digitais, garantindo que o material chegue de forma prática e acessível ao público-alvo.

4. Como distribuir seu press kit de forma estratégica

• Mídia Tradicional: Envie o press kit para jornalistas e veículos de mídia relevantes ao seu nicho, garantindo que ele chegue às mãos de profissionais que possam gerar a cobertura adequada para sua marca ou evento. Esse envio é essencial para alcançar públicos mais tradicionais, como os leitores de jornais, revistas e programas de rádio ou TV.
  
• Mídia Digital: Aproveite plataformas de distribuição de press releases e as redes sociais para ampliar o alcance do seu press kit de forma rápida e eficaz. A distribuição digital permite que o material chegue a um público mais amplo, incluindo influenciadores, blogueiros e mídia digital, além de ser mais econômica e acessível.
  
• Eventos: Uma excelente oportunidade para distribuir o press kit é durante eventos, feiras e coletivas de imprensa, onde você pode entregar os materiais diretamente aos jornalistas e influenciadores presentes. Esses momentos criam um contato mais pessoal e podem gerar maior interesse e cobertura para sua ação.

5. Acompanhamento pós-envio: Garantindo o retorno do material

• Monitoramento: Acompanhe ativamente a cobertura da mídia e as menções nas redes sociais para avaliar o impacto do seu press kit. Esse acompanhamento permite identificar como o conteúdo está sendo recebido pelo público e pela mídia, além de fornecer insights valiosos sobre o engajamento e a percepção da marca.
  
• Análise: Após o monitoramento, é fundamental avaliar os resultados obtidos com a distribuição do press kit. Meça o alcance, o número de publicações, as interações nas redes sociais e a efetividade na mídia tradicional. Com base nesses dados, faça ajustes estratégicos para otimizar as campanhas futuras, melhorando a eficácia de suas ações de comunicação.

Quando utilizar o press kit em suas campanhas?

Inicialmente, os press kits eram utilizados apenas como subsídio ou suporte de informações para jornalistas. No entanto, com o tempo, os kits de imprensa evoluíram tanto em forma quanto em conteúdo.

Eles acompanharam a profissionalização das assessorias de imprensa e se sofisticaram de tal maneira que, hoje, são considerados objetos de ação em si mesmos, podendo ser classificados como poderosas ferramentas de marketing promocional e branding.

Neste contexto, o conceito de press kit se expandiu significativamente:

• Ele não serve apenas para a imprensa, mas também para qualquer público relevante para a organização, como patrocinadores, parceiros e até o público interno.
• Sua utilização, portanto, não se limita mais à distribuição para jornalistas.

Além disso, o kit de mídia pode ser aproveitado em treinamentos, encontros executivos ou até mesmo em feiras de negócios, funcionando como uma excelente forma de divulgar um novo produto ou chamar a atenção para questões estratégicas.

Erros comuns ao enviar um press kit (e como evitá-los)

Um erro comum é produzir press kits genéricos, ou seja, um kit padrão que tente atender a todas as situações. Nesses casos, o assessor geralmente altera apenas o release, enquanto mantém os demais itens – normalmente, materiais institucionais.

O resultado disso? Desperdício. Todo esse material será, provavelmente, descartado pelo jornalista se não houver um propósito claro. Pior ainda: muitas vezes, o foco do objetivo principal é perdido.

Portanto, desligue o piloto automático e resista à tentação do “se todos fazem, eu também farei”. Cada ação, empresa ou veículo tem necessidades específicas. Quanto mais direcionada e personalizada for a divulgação, mais assertivos serão os resultados.

Resumo: Independentemente do público ou da ocasião para a qual o press kit se destina, é essencial garantir a qualidade do material. Para isso, é fundamental buscar parceiros especializados, como gráficas de confiança, empresas de brindes e de embalagens, além de pedir provas e amostras antes da produção final.

Lembre-se de que, assim como outras ferramentas de comunicação institucional, o press kit também funcionará como um cartão de visitas da organização, refletindo sua imagem e profissionalismo.

Dicas para criar um press kit de sucesso

Um press kit eficiente vai muito além de um material visualmente atraente. Ele precisa ser relevante, estratégico e personalizado. Abaixo, compartilho algumas boas práticas para garantir o sucesso na produção do seu press kit:

• Personalize sempre que possível: Adapte o press kit ao veículo ou influenciador que irá recebê-lo. Um conteúdo genérico tende a ser descartado rapidamente, enquanto um material personalizado tem muito mais chances de gerar engajamento.
  
• Mantenha o foco no objetivo: Cada item do kit deve estar alinhado com a mensagem principal da campanha. Isso garante que o conteúdo seja coerente e que a divulgação atinja seus objetivos de forma clara e direta.
  
• Invista em qualidade: A qualidade é fundamental, tanto no conteúdo quanto na apresentação (papel, impressão, embalagem). O press kit também é um reflexo da imagem da sua marca, por isso, escolha materiais que transmitam o profissionalismo e a credibilidade que sua empresa representa.
  
• Evite o excesso de itens: Um material sobrecarregado perde impacto. Lembre-se: menos pode ser mais, desde que os itens escolhidos sejam pensados estrategicamente para complementar o objetivo da ação.
  
• Inclua um canal de contato direto: Facilite o acesso do jornalista ou parceiro a quem possa esclarecer dúvidas, especialmente se houver um porta-voz treinado para representar a empresa. Isso garante agilidade no esclarecimento de informações e reforça a credibilidade da sua comunicação.

Exemplos práticos: tipos de press kits e suas aplicações

Para inspirar a construção do seu material, veja alguns exemplos de press kits que funcionam bem em diferentes contextos:

• Lançamento de produto: Inclui release, ficha técnica, fotos em alta resolução, amostra do produto e um brinde temático relacionado à marca ou produto, proporcionando uma experiência mais completa ao jornalista ou influenciador.
  
• Evento corporativo: Pasta personalizada com cronograma do evento, perfil dos palestrantes, informações institucionais e crachá, criando uma comunicação prática e profissional para os participantes.
  
• Coletiva de imprensa: Release impresso, material de apoio com dados exclusivos, caneta personalizada e bloco de anotações, garantindo que os jornalistas tenham acesso a informações chave durante o evento e possam registrar detalhes importantes.
  
• Press kit digital: Um PDF interativo que inclui links, fotos, vídeos, histórico da marca, missão, contatos e depoimentos, tornando o press kit mais acessível e prático para distribuição digital, com conteúdo de fácil navegação.

Dica: Use ferramentas de design como Canva ou Adobe Express para criar kits digitais com aparência profissional e fácil navegação, garantindo que o material tenha uma apresentação visualmente atraente e eficiente.

Como otimizar o envio de press kits com ferramentas digitais

Criar um press kit eficiente dá trabalho, mas acompanhar quem recebeu, organizar os envios, registrar datas e medir os resultados pode ser ainda mais desafiador — e, muitas vezes, essa etapa acaba sendo negligenciada.

É exatamente aí que a Press Manager entra: com uma plataforma desenvolvida para assessores de imprensa e profissionais de comunicação que precisam otimizar sua rotina, evitar retrabalho, manter um histórico completo de ações e comprovar resultados com dados reais.

Com a Press Manager, é possível:

• Registrar todos os envios de press kits, incluindo nome do contato, data, local e tipo de material enviado.
• Evitar retrabalho, pois a plataforma mantém o histórico completo das ações já realizadas.
• Acompanhar os resultados, cruzando informações sobre coberturas, menções e retorno de mídia.
• Organizar ações por campanha, cliente ou tipo de evento, oferecendo mais controle para agências e departamentos de comunicação.
• Gerenciar envios digitais e físicos com praticidade, além de integrar com o mailing.

Essa etapa estratégica garante que o investimento no press kit se converta em resultados mensuráveis e em relacionamentos de qualidade com a mídia.

Ganhe mais controle, profissionalismo e tempo para focar no que realmente importa: construir conexões estratégicas com a mídia. A Press Manager oferece uma plataforma pensada para assessores de imprensa e profissionais de comunicação que precisam de um sistema de gestão eficiente.

Quer profissionalizar o envio dos seus press kits? Fale conosco e veja como a Press Manager pode transformar sua rotina de comunicação com tecnologia, automação e controle estratégico.

Perguntas Frequentes (FAQ)