Organizar uma coletiva de imprensa pode ser a chave para dar visibilidade à sua marca, comunicar informações importantes ou gerenciar uma crise. Mas nem toda notícia justifica esse tipo de evento — e nem sempre a mídia comparece se ele for mal planejado.
Neste guia, você vai entender o que é uma coletiva de imprensa, quando vale a pena realizá-la e como organizar cada etapa com segurança e estratégia.
A coletiva de imprensa é um evento essencial no relacionamento entre empresas e veículos de comunicação — reconhecida inclusive por entidades como a Fenaj, organizado por empresas, instituições ou assessorias de imprensa com o objetivo de divulgar informações relevantes para a sociedade por meio dos veículos de comunicação.
Ela permite atingir diversos jornalistas simultaneamente, sendo ideal para anúncios importantes, esclarecimentos em momentos de crise ou lançamentos com grande repercussão. Ao contrário de entrevistas exclusivas, a coletiva é aberta a múltiplos veículos ao mesmo tempo.
Nem toda pauta merece uma coletiva. Em muitos casos, um release bem escrito pode ser mais eficiente. A coletiva de imprensa deve ser reservada para ocasiões realmente relevantes, como:
Evite convocar coletivas para temas simples ou promocionais. Isso pode comprometer sua relação com os jornalistas.
Tendo a certeza de que o assunto justifica uma coletiva e atrairá, de fato, a atenção da mídia, alguns cuidados precisam ser tomados.
Antes de tudo, tenha clareza sobre o que será anunciado e qual o impacto da mensagem. O tema precisa ser de real interesse jornalístico. Pergunte-se:
A partir daí, defina o porta-voz, prepare as mensagens-chave e alinhe o conteúdo com o plano de comunicação da empresa.
A coletiva de imprensa, geralmente, são realizadas em salões de hotéis ou auditórios alugados. Eventualmente a própria entidade possui um espaço em sua sede.
A definição do local deve levar em consideração não apenas uma boa localização, mas também seu tamanho e infraestrutura.
Deve haver quantidade suficiente de cadeiras para os jornalistas convocados, equipamento para amplificação de som (microfones e caixas de som), boa iluminação e temperatura agradável.
A distribuição dos jornalistas na sala deve levar em conta suas necessidades. Canais de televisão e fotógrafos, por exemplo, precisam estar posicionados em pontos que favoreçam a captação de imagens. Os de rádio, por sua vez, devem ter facilitada a captação de som, e assim por diante.
É conveniente que exista, no local, uma sala de imprensa com telefone, serviço de wifi, impressora e tomadas suficientes.
O ambiente onde será realizado a coletiva de imprensa deverá ser o mais receptivo possível.
Para isso, não esqueça de contratar um serviço de café da manhã, brunch ou almoço.
A escolha do dia deve levar em conta a existência de fatos concorrentes e os dias e horários de fechamento dos jornalistas convidados. Para isso, é importante saber o dead line de cada veículo. As coletivas têm uma duração média de duas horas.
O local precisa ser acessível, confortável e bem equipado. Em resumo:
Monte um mailing atualizado e segmentado com os veículos que fazem sentido para o tema. Envie um release convocação com:
Na semana do evento, entre em contato para confirmar presença. Utilize plataformas de disparo de e-mails como o Press Manager para otimizar esse processo.
Prepare o ambiente com:
Um local acolhedor influencia diretamente na percepção dos jornalistas sobre o evento.
A ambientação do espaço influencia na percepção da marca. Se for importante reforçar sua presença visual, considere usar:
Atenção: algumas emissoras consideram o uso excessivo da marca como merchandising e podem restringir a cobertura. Seja sutil e estratégico.
Durante a coletiva, é essencial manter uma dinâmica organizada para garantir clareza e profissionalismo. Veja as principais formas de estruturar a interação com os jornalistas:
Dica extra: Tenha alguém da equipe responsável por mediar as perguntas e controlar o tempo de fala, garantindo fluidez e respeito ao cronograma.
Durante a coletiva de imprensa, o porta-voz estará diante de diversos jornalistas com interesses e abordagens diferentes. Ele precisa:
Media training é indispensável. Esse treinamento ajuda o porta-voz a lidar com a imprensa com segurança, evitando declarações mal interpretadas.
Além disso, recomenda-se:
Dica: só organize uma coletiva se tiver confiança total na habilidade do porta-voz. Surpresas e despreparo podem gerar crises de imagem.
Oferecer um press kit ajuda a imprensa a cobrir o evento com mais precisão. Monte o material com:
Materiais adicionais como folder, revista institucional, bloquinho e caneta são bem-vindos, mas evite exageros — o foco deve estar na informação.
Brindes são sempre um tema polêmico. Eles podem valorizar o evento — ou prejudicar sua credibilidade.
Bom senso é a melhor estratégia. Ofereça algo útil e condizente com o momento.
Com toda a estrutura organizada e a lista de contatos que serão convocados para a coletiva nas mãos é hora de fazer a gestão online utilizando todas as ferramentas de uso digital para não esquecer nenhum passo ou serviço. De forma simples e prática, você pode encontrar na Plataforma Press Manager, que engloba as rotinas diárias dos assessores de imprensa, a maneira rápida de gerenciar essa rotina.
Plataformas como o Press Manager ajudam assessores de imprensa a automatizar rotinas, como:
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