O que é um porta-voz e qual seu papel na comunicação da empresa?

Quando falamos sobre comunicação empresarial, um dos pilares mais importantes é o porta-voz. Esse profissional tem um papel essencial na forma como uma marca é percebida pela imprensa, pelo público e pelos próprios colaboradores.

Neste blog post, vamos te explicar o que é um porta-voz, qual a sua função na comunicação da empresa e como você pode prepará-lo para atuar da melhor forma possível.

O que é um porta-voz?

O porta-voz é o responsável por representar a empresa ou organização em comunicações externas. Seja em entrevistas, declarações à imprensa, ou eventos, ele é a figura que transmite as mensagens estratégicas de forma clara e eficaz. 

O porta-voz é uma ponte entre a empresa e os stakeholders, como jornalistas, consumidores, investidores e o público em geral.

Ao assumir esse papel, o porta-voz precisa estar alinhado com os valores da empresa e ser capaz de responder de maneira objetiva e transparente, especialmente em momentos críticos. O que ele disser impactará diretamente a imagem e a reputação da marca. Por isso, a escolha e a preparação do porta-voz são tarefas de grande responsabilidade.

Qual é o papel do porta-voz na comunicação da empresa?

O porta-voz é, sem dúvida, um dos principais protagonistas na construção e manutenção da imagem da empresa. Seu papel vai além de apenas responder perguntas da imprensa ou dar declarações em momentos críticos. Ele tem a função de promover, educar e influenciar a forma como o público enxerga a organização.

Transparência e confiança: 

A figura do porta-voz é essencial para gerar confiança nas mensagens da empresa. Em tempos de crise, por exemplo, um porta-voz bem preparado pode minimizar os danos à imagem da organização ao comunicar de forma clara e honesta.

Conexão com a audiência: 

Pessoas se conectam com pessoas. Quando um porta-voz se comunica de forma empática e autêntica, ele cria uma ligação emocional com o público, o que torna a comunicação da marca muito mais eficaz.

Gestão de crises

Durante momentos de crise, a presença de um porta-voz capacitado é fundamental. Ele deve saber lidar com situações delicadas e manter o controle da narrativa para evitar que a crise se amplifique.

Promoção e presença na mídia

O porta-voz também desempenha um papel ativo na promoção da marca. Através de entrevistas, participações em eventos ou até mesmo declarações nas redes sociais, ele leva a mensagem da empresa para o público-alvo, gerando visibilidade e autoridade para a marca.

Representação da empresa em diferentes frentes

Como as demandas da mídia podem variar, é importante ter diferentes porta-vozes dentro da empresa, prontos para atuar de acordo com a situação. Um CEO pode ser um bom porta-voz para questões de liderança, enquanto um especialista técnico pode falar sobre produtos e inovações.

Como escolher o porta-voz certo?

A escolha de um porta-voz deve levar em consideração algumas variáveis importantes, como o perfil da empresa, a mensagem que se deseja passar e a habilidade do indivíduo em comunicar-se de maneira clara e eficaz.

• Carisma e habilidades de comunicação: Não basta ser um bom líder ou ter um cargo importante. O porta-voz precisa ter uma boa capacidade de comunicação, saber controlar a ansiedade diante das câmeras e ser convincente.
  
• Autoridade e credibilidade: O porta-voz precisa ter autoridade no assunto e ser uma pessoa com credibilidade tanto dentro quanto fora da empresa. Seu discurso precisa ser respeitado pelos jornalistas, pelo público e pelos stakeholders.
  
• Capacidade de adaptação: O porta-voz deve ser flexível e capaz de adaptar sua mensagem de acordo com o tipo de mídia ou público com o qual está lidando. O que ele dirá em uma entrevista de rádio pode ser diferente do que dirá em um evento de grande porte.
  
• Diversidade no time de porta-vozes: Como a comunicação pode abranger diferentes temas, é importante contar com um time diverso de porta-vozes. Isso garante que a empresa tenha uma representação para cada situação, seja ela formal ou mais descontraída. Ter uma variedade de porta-vozes também facilita a adaptação às diferentes demandas da mídia.
  

Como preparar um porta-voz?

Ter um bom porta-voz é apenas metade do caminho. O outro desafio está em prepará-lo para representar a empresa de forma eficaz. Aqui vão algumas dicas de como treiná-lo e prepará-lo para enfrentar a mídia com segurança e clareza:

1. Treinamento contínuo: O treinamento é fundamental. Ele precisa aprender a responder perguntas difíceis, a manter a calma sob pressão e a articular as ideias de forma clara e concisa. O media training é essencial nesse processo, ajudando a desenvolver a confiança necessária para falar diante de câmeras ou microfones.
   
2. Simulação de entrevistas: Fazer simulações de entrevistas e perguntas complicadas é uma excelente forma de treinar o porta-voz. Isso permite que ele se familiarize com o processo e aprenda a lidar com diferentes tipos de situações.
   
3. Acompanhamento constante: A comunicação e o papel do porta-voz estão sempre em evolução. Por isso, é importante acompanhar o desempenho dele nas entrevistas e treiná-lo regularmente, com feedbacks construtivos, para que ele se sinta cada vez mais preparado.
   
4. Conhecimento aprofundado sobre a empresa e os temas tratados: O porta-voz precisa estar completamente alinhado com os valores da empresa, bem como estar bem informado sobre os produtos, serviços e qualquer tema relevante para a marca. Isso garante que ele fale com propriedade e tenha respostas rápidas e precisas.
   
5. Desenvolver o timing e a forma de comunicação: O porta-voz deve ser capaz de adaptar sua comunicação ao contexto da mídia e ao público. Isso significa entender o formato da entrevista e qual é a melhor forma de apresentar a mensagem de maneira impactante.
   

Conclusão

O porta-voz tem um papel essencial na comunicação de qualquer empresa, sendo responsável por transmitir de forma clara e assertiva a mensagem da marca. Ao escolher o porta-voz certo e prepará-lo adequadamente, sua empresa estará mais preparada para conquistar espaço na mídia e fortalecer sua imagem pública.

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