Passo a passo para organizar eventos

Passo a passo para organizar eventos

Cada evento tem uma identidade própria, um público específico e, claro, uma forma de divulgação específica. Porém, há alguns pontos que são primordiais em todos os eventos. Saiba quais são!

Quem já organizou eventos sabe que imprevistos acontecem e os dias que antecedem a tão esperada data tendem a ser uma verdadeira loucura, não é mesmo? Mas será que precisa ser assim? Não necessariamente! É possível minimizar um pouco esse stress na reta final com alguns pontos básicos. Veja a seguir um passo a passo para organizar eventos da maneira mais eficiente possível:

1 – Briefing – Muito do descontrole e dos equívocos cometidos durante eventos são fruto de um briefing inconsistente ou até da inexistência dele. Sabe o ditado “combinado não sai caro”? Pois é, em eventos ele também é válido. É natural que alguns pontos sejam determinados e até modificados ao longo da produção do evento, mas é essencial que haja um alinhamento inicial bem detalhado para que todas as demandas sejam atendidas. Aqui, é válido já incluir na conversa a equipe de imprensa e comunicação para que nenhum detalhe seja perdido.

2 – Propósito – Todo evento tem um propósito. Afinal, nenhuma empresa, nem patrocinadores, iria investir em locação de espaço e equipe de produção à toa, concorda? Há casos em que apenas quer se mostrar ao público o que a marca faz, em outros, o foco é compartilhar conhecimento com o público, e alguns tem a meta clara de gerar lucro com a venda de ingressos. Para definir a estratégia de divulgação do evento na mídia, por exemplo, essa informação é vital e facilita saber quais jornalistas serão convidados para a cobertura, além de definir a maneira como serão convidados.

3 – Equipes de fornecedores – É normal que os fornecedores que trabalharão em conjunto no evento se conheçam no próprio dia. Entretanto, já pensou como seria mais fácil se pudessem trocar uma ideia antecipadamente? Quem, em assessoria de imprensa, já não teve problemas para conseguir as fotos de divulgação de um evento com agilidade? Ou quem, de redes sociais, já não  com a cobertura do evento, pois os vídeos chegaram só uma semana depois? Então, lembra do “combinado não sai caro”? Aqui ele cai como uma luva. E até mesmo saber como será a iluminação no dia pode interferir na cobertura de um evento. Fotos escuras podem colocar uma divulgação por água abaixo.

4 – Tempos e movimentos – Equipes de produção (a turma que corre pra lá e pra cá com rádio comunicadores no ouvido!), normalmente, fazem um documento chamado “Tempos e Movimentos”. Esse documento é como se fosse um roteiro de tudo que irá acontecer durante o evento: quando é montagem de cada item da cenografia, que horas chegam as pessoas importantes e por qual porta, que momento a mestre de cerimônias fala o quê, a que horas se acende e se apaga a luz, quando começa alguma transmissão audiovisual, o período dos comes & bebes e uma infinidade de coisas que precisam acontecer numa determinada sequência. Esse é o mapa da mina em eventos! Ao elaborar esse script, surgem muitas dúvidas e se descobrem detalhes como: quem recebe a imprensa? Onde ficam os press kits? Haverá espaço para coletivas de porta-vozes e celebridades? Entre outros. Se você é da equipe de produção, compartilhe esse arquivo com os assessores de imprensa da casa. Se você é assessor, se enturme com a galera da produção o quanto antes.

5 – O pós-evento – Engana-se quem acha que o evento termina quando o público vai embora. Há muitas etapas após a “cortina fechar”.  O primeiro, obviamente, é desmontar todos os itens de cenografia e decoração e recolher materiais que sobraram. O segundo, é viabilizar e potencializar a repercussão do evento. Nessa etapa, vale reunir todas as informações, fotos e vídeos em um hotsite e, depois, divulgar em redes sociais, e-mail-marketing e imprensa.

Ufa, são muitos passos para organizar um evento, mas acreditamos que aqui há um bom resumo, principalmente para que todo o trabalho de comunicação flua com a melhor eficiência possível. E, você? Como você organiza e participa da divulgação de eventos? Conte para gente como você encara esse desafio cheio de surpresas!

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